Von Bestandserfassung bis zur KI! Archivar*innen in Zeiten des digitalen Wandels

Zu Beginn des Workshops berichtete Anna Pravdyuk (NFDI4Memory) über die Ergebnisse der Umfrage „Praktiken, Standards und Bedarfe zur Datenqualität in den Communities der historisch arbeitenden Fächer“, die durch die Task Area „Data Quality“ des Konsortiums durchgeführt wurde. Durch die Zusammenarbeit zwischen den Konsortien NFDI4Memory und HERMES hat die Umfrageauswertung nicht zuletzt die Entwicklung des Programms des Workshops beeinflusst und erste Diskussionsthemen hervorgebracht. Die durch die Freitextantworten in der Umfrage gesammelten Erkenntnisse zu den Herausforderungen bezüglich der Datenqualität in GLAM-Einrichtungen haben Problemfelder identifiziert und Schwerpunkte für die Diskussion gesetzt.

Danach stellten Grigori Chlesberg und Friedrich Quaasdorf (HERMES) die bisherige Arbeit der Transferwerkstatt vor und fassten die Bedarfe und Beweggründe der Teilnehmenden zusammen, welche diese vor Ort ergänzten und kommentierten. Es wurden Themen wie die Herausforderungen der Langzeitarchivierung und der Datenlieferung, die Besonderheiten des Archivsoftwaremarktes, fehlende digitale Kompetenzen in Archiven, die Orientierungslosigkeit angesichts der zahlreichen Fortbildungsmöglichkeiten sowie die grundlegende Frage der Personalentwicklung und/oder -beschaffung angesprochen. Diese Diskussion schuf einen Einstieg ins Thema und die weitere Arbeit im Workshop.

Im ersten Panel des Workshops „Systematische Erfassung von Bestandsdaten“ wurde über die Herausforderungen bei der Verzeichnung und Bestandsbeschreibung diskutiert. Hierzu wurden den Teilnehmenden zunächst die einleitenden Fragen „Wie digital ist der Arbeitsalltag im Archiv?“ und „Spüren Sie einen Datenkompetenzmangel in Ihrem Arbeitsalltag?“ gestellt. Der Alltag in Archiven wurde bereits dadurch als digital gekennzeichnet, dass heutzutage fast der gesamte Arbeitstag durchgehend „am Computer“ stattfindet. Der Diskussionsverlauf hat jedoch an mehreren Stellen Widersprüche aufgezeigt. So kann beispielsweise noch nicht von einer gänzlich digitalen Archivlandschaft gesprochen werden, da die Arbeit je nach Standort immer noch stark analog abläuft. Trotz der „Digitalität“ der Arbeit fehlen zum Teil immer noch fortgeschrittene digitale Kompetenzen sowie Kenntnisse über Standards und Herangehensweisen.

Mit dem zweiten Panel begann die Gruppenarbeit. Unter dem Oberthema „Datenaufbereitung und -verarbeitung“ bekamen die Teilnehmenden eine „Spielsituation“. Sie durften sich ein fiktives Archiv ausdenken (inklusive Größe, Finanzierung, Thema, Art und Ort) und sollten dann eine Herangehensweise entwickeln, mit der das jeweilige Archiv Herausforderungen bezüglich eines bestimmten Workflows oder einer bestimmten Aufgabe bewältigen kann. Dabei stand es den Teilnehmenden offen, wie viel Geld und somit auch beispielsweise Personal benötigt wird, um ihre Herangehensweise durchzuführen.

Für die Auswahl der zu bearbeitenden Herausforderungen konnten, neben den von den Organisator*innen vorgeschlagenen Themen „Datenethik“, „E-Akte“, „OCR“ und „KI als hilfreicher Mitarbeiter“, die Teilnehmenden eigene Vorschläge einbringen. Diese wurden gesammelt und zur Auswahl gestellt. Das Ziel der folgenden Gruppenarbeit bestand darin, die Herausforderungen bezüglich des Themas zu erfassen und theoretische Lösungsansätze zu erarbeiten. Zugleich erstellten die Teilnehmenden auf diesem Weg eine Darstellung gegenwärtiger Problemstellungen mit Bezug zur Datenaufbereitung und -verarbeitung in Archiven.

Nachdem alle Themen gemeinsam besprochen waren, entschieden sich die Teilnehmenden für die Themen „Ressourcenmanagement im Archiv“ und „KI im Archiv“ und teilten sich dementsprechend in zwei Gruppen auf.

Die erste Gruppe hat sich mit Ressourcenmanagement im Falle unbegrenzter Finanzierungsmöglichkeiten beschäftigt und eine Art „ideale Welt“ vorgestellt, in der nach drei Jahren Projektarbeit u. a. mit deutlichen Ergebnissen zu rechnen sei. Dank privater Finanzierung verfügt das Archiv über ausreichend Personal, das alle modernen Technologien, einschließlich künstlicher Intelligenz, beherrscht. Auch Öffentlichkeitsarbeit, einschließlich der Kommunikation in sozialen Netzwerken, wird intensiv betrieben. In der Diskussion hat die Gruppe die Situation auch kritisch hinterfragt und reflektiert, wie es im realen Alltag im Archiv funktionieren würde. Als Komplikationen wurden u. a. Kommunikationsschwierigkeiten unter den Mitarbeitenden, Zeit- und Geldmangel sowie zusätzliche und teilweise ungeplant anfallende Aufgaben genannt.

Die zweite Gruppe hat sich mit dem Prozess der Einführung von KI im Archiv befasst. Für die Arbeit wählte sie eine eher wirklichkeitsnahe Situation in einem Kommunalarchiv. Im Laufe der Gruppenarbeit erstellten die Teilnehmenden eine Art Projektantrag für die Einführung von künstlicher Intelligenz in die Arbeitsprozesse des Archivs. Dabei wurden neben Personal, Kosten und Schulungen auch Herausforderungen notwendiger Vorarbeiten „für die KI“ wie beispielsweise die Anreicherung oder Verknüpfung unterschiedlicher Datensätze betrachtet. Als Problemfelder wurden u. a. die Notwendigkeit von Öffentlichkeitsarbeit bzw. die Abhängigkeit von öffentlichem Zuspruch, eine ausreichende Finanzierung sowie eine realistische Einschätzung des Potenzials der Technologie benannt. Beide Gruppen stellten fest, dass selbst bei einer ausreichenden Finanzierung und den daraus resultierenden Möglichkeiten, zahlreiche weitere Herausforderungen zu beachten wären.

Im dritten Panel „Datenmigration, überinstitutionelle Zugänglichmachung und Datensicherung“ konnten die Teilnehmenden im World Café Format in einer Gruppenarbeit an zwei Themen arbeiten: „Datenlieferung“ und „Langzeitarchivierung“. In angeregten Diskussionen wurden Herangehensweisen und Herausforderungen der beiden wichtigen Bereiche besprochen. Ziel war es u. a., Workflows zu präsentieren und dabei Aspekte wie Voraussetzungen, Umsetzung, Probleme und Sinnhaftigkeit zu beachten.

Die Gruppe „Datenlieferung“ berichtete über ihre Erfahrungen mit dem Archivportal-D und betonte dessen Bedeutung für Sichtbarkeit und Auffindbarkeit von Archivalien – insbesondere für kleinere Einrichtungen ohne eigenes leistungsfähiges Suchsystem. Das Archivportal-D ermögliche eine zentrale Recherche und verknüpfe Daten verschiedener Archive, was besonders dann sinnvoll sei, wenn mehrere Institutionen ähnliche Bestände oder Themen abdecken.

Die Gruppe betonte, dass für die Datenlieferung keine tiefgehende IT-Expertise notwendig sei, Grundkenntnisse im Umgang mit strukturierten Daten reichten oft aus. Auch Förderprojekte könnten die Nutzung von Archivportalen zur Voraussetzung machen. Insgesamt sei der Aufwand für die Anbindung überschaubar, die Vorteile – etwa durch die gemeinsame Suche, die Nutzung von Normdaten und die erhöhte Sichtbarkeit – jedoch groß.

Die Gruppe „Langzeitarchivierung“ begann die Diskussion zunächst mit der Betrachtung des  Ausgangsmaterials und der notwendigen Digitalisierung von analogen Beständen. Bereits hier waren zahlreiche Herausforderungen zu verzeichnen. Die Digitalisierung fände oft nur auf Anfrage der Nutzenden statt. Zudem spielen bei der Auswahl der zu digitalisierenden Quellen Aspekte wie konservatorischer Zustand, Häufigkeit der Nutzung, Bedeutung des Bestands oder schlicht pragmatische Erwägungen eine wichtige Rolle. So werden beispielsweise schon aus finanziellen Gründen Massendigitalisierungen teilweise bevorzugt, diese wiederum sind nicht ohne weitere Arbeit für die Langzeitarchivierung geeignet.

Erst mit der Digitalisierung erreichen analoge und born digital Materialien einen gemeinsamen Ausgangszustand. 

Danach erst beginnt die eigentliche Datenpflege. Fragen wie, „Welche Formate sollen verwendet werden?“, „Wo sollen die Daten archiviert werden?“ und „Welche Kosten sind hiermit verbunden?“ stellen ebenso Herausforderungen dar, wie auch die generelle Frage nach den notwendigen Ressourcen (etwa Zeit und Personal). Ebenso stellt sich die Frage nach notwendigen (Metadaten-)Standards.

Die Gruppe hob hervor, dass einerseits schon die Prozesse der Digitalisierung nicht normiert und progressiv genug ablaufen, um von einem günstigen Ausgangszustand zu sprechen, und dass andererseits die Langzeitarchivierung in Archiven größtenteils noch in den Kinderschuhen steckt.

In der Abschlussdiskussion wurde die anfangs begonnene Debatte um Ausbildungswege und Datenkompetenzen wieder aufgegriffen. Ausgehend von der Frage „Was muss sich ändern?“ wurden die zwei arbeitsintensiven und spannenden Tage zusammengefasst.

Es wurde deutlich, dass klassische Wege ins Archiv, wie etwa über ein Geschichtsstudium mit anschließender archivarischer Ausbildung, zunehmend hinterfragt werden. Zwar betonten die Teilnehmenden, dass historische Kompetenzen weiterhin wichtig seien, doch sie äußerten ebenso den Wunsch, die Archivwissenschaft aus der Rolle einer bloßen „Hilfswissenschaft der Geschichtswissenschaft“ zu lösen und stärker an den realen Anforderungen des Archivalltags auszurichten. Vorgeschlagen wurde ein flexibler, modularer Aufbau der Ausbildung, der verschiedene fachliche Hintergründe berücksichtigt und Quereinstiege erleichtert. Die Möglichkeit, sich bereits im Studium auf unterschiedliche Archivarten zu spezialisieren, wurde ebenso thematisiert wie die Idee, archivarische Studiengänge mit anderen Fächern zu kombinieren. Gerade angesichts der wachsenden Anforderungen im Bereich der Digitalisierung sei es wichtig, auch IT-Kenntnisse, rechtliche Grundlagen und Soft Skills stärker in die Ausbildung zu integrieren. Gleichzeitig wurde auf die Stellenrealität verwiesen: Der Bedarf an klassisch ausgebildeten Archivar*innen sei hoch, die wenigen Absolvent*innen finden meist sofort eine Anstellung. Quereinsteiger*innen werden oft aus Notwendigkeit eingestellt, nicht aus strategischem Interesse. In der Diskussion wurde mehrfach betont, dass die Ausbildung künftig stärker auf den sich wandelnden Berufsalltag reagieren muss – u. a. mit praxisnahen Modulen, Möglichkeiten zur Weiterqualifizierung im Beruf und einer stärkeren Verzahnung mit der digitalen Praxis.

Die zweite zentrale Frage lautete „Wie sieht der bzw. die Nutzer*in von morgen aus?“ Auch hier zeigte sich ein Spannungsfeld zwischen analoger und digitaler Nutzung. Zwar wird es auch in Zukunft Lesesäle geben müssen, etwa aus rechtlichen Gründen oder wegen der Sensibilität einzelner Bestände, doch der Trend zur digitalen Nutzung ist eindeutig. Damit gehen neue Anforderungen an die Nutzerbetreuung einher: Wie reagiert man etwa auf Anfragen aus anderen Zeitzonen, mitten in der Nacht? Wie können Workflows so gestaltet werden, dass häufige Fragen effizient und konsistent beantwortet werden können? Auch hier kamen wieder Soft Skills zur Sprache – insbesondere im Umgang mit Datengeber*innen und einer zunehmend internationalen Nutzerschaft. Als spannender Praxisansatz wurde ein Modell aus Österreich vorgestellt, bei dem Archivar*innen direkt in Behörden und Ministerien eingebunden werden, um dort Mitarbeitende bei der digitalen Aktenübergabe zu schulen. 

Im Anschluss widmeten sich die Teilnehmenden der Frage „Wie steht es um die Archivwürdigkeit im Digitalen?“Einigkeit herrschte darüber, dass Archivwürdigkeit nicht vom Trägermedium – digital oder analog – abhängt, der Maßstab muss immer die inhaltliche Relevanz sein. Dennoch wurde deutlich, dass digitale Datenmengen eigene Herausforderungen mit sich bringen. Es sei zu beobachten, dass mit digitalen Inhalten oft zu locker umgegangen werde. Fotos, Videos, Audiodateien werden massenhaft übernommen, ohne ausreichende Bewertung, und nehmen enorm viel Speicherplatz ein. Auch beschädigte Dateien oder Dubletten würden selten aussortiert. In diesem Zusammenhang wurde der Wunsch geäußert, künftig stärker auf automatisierte Verfahren – etwa durch künstliche Intelligenz – zurückgreifen zu können, um redundante oder unbrauchbare Dateien effizient zu erkennen. Die Masse digitaler Objekte mache neue Bewertungskriterien notwendig, vor allem bei born digitalInhalten. Letztlich, so wurde betont, müsse das bewusste Auswählen und Aussortieren wieder stärker ins Zentrum archivischer Arbeit rücken, um der digitalen Überlieferungsflut strukturiert begegnen zu können.

Insgesamt zeigte die Diskussion, wie sehr sich das Berufsbild der Archivar*in wandelt. Die Anforderungen werden vielfältiger, die Ausbildung muss flexibler werden und die Frage, was wie bewahrt wird, stellt sich in einer zunehmend digitalen Welt mit neuer Dringlichkeit.

Die zwei Tage gestalteten sich als spannende, interessante und informative Diskussion. Wir konnten einiges mitnehmen und bedanken uns bei allen Teilnehmer*innen. Zugleich zeigte sich, dass durch die Möglichkeit des freien und wenig kontrollierten Austausches zwischen Kolleg*innen aus unterschiedlichen Archiven – gar aus Deutschland und Österreich – alle Teilnehmenden neue Erkenntnisse und andere Sichtweisen auf die Dinge gewinnen konnten.