Die Zentrale Bestandsbeschreibung (ZBB) des Herder-Instituts – Ein neues Rechercheinstrument
Einen schnellen Überblick über die Bestände des Herder-Instituts bietet das neue Onlineangebot der „Zentralen Bestandsbeschreibung“ (ZBB).
So entstand die Zentrale Bestandsbeschreibung
Der digitale Wandel bewirkte in den letzten Jahren, dass Einrichtungen wie Archive und Bibliotheken anders genutzt werden als früher. Forschende beginnen heute ihre Recherchen meistens online. Sie möchten von zu Hause aus erfahren, welche Einrichtung einen Besuch lohnt. Häufig bleibt es bei der Onlinerecherche und Nutzerinnen und Nutzern bestellen die aufgefundenen Quellen als Digitalisat.
Die Digitalisierung von Quellen hat mehrere Konsequenzen:
- Gefunden wird zunehmend nur noch, was im Netz verzeichnet ist;
- Kontextinformationen zu den Beständen, die bisher den Nutzerinnen und Nutzern durch das Personal mitgeteilt wurden, gehen durch den reinen Onlinebesuch verloren;
- wenn kein schneller Onlineüberblick über die Materialvielfalt eines Hauses möglich ist, verlassen User die Seite vorzeitig.
Vor all diesen Problemen stand auch das Herder-Institut. Wir erschließen unsere umfangreichen Bestände je nach Medientyp und Aufbewahrungsort in den verschiedenen Datenbanken unserer Arbeitsbereiche: Eine Publikation muss anders erschlossen werden als eine Fotografie, ein klassisches Archiv erschließt anders als eine Musik- oder Kartensammlung.
Auf unserer Webseite ist derzeit zwar eine datenbankübergreifende Freitextsuche möglich, doch diese erfasst aus technischen Gründen nicht alle Erschließungsdatenbanken. Darüber hinaus haben Usability-Tests gezeigt, dass die Treffermenge und auch das Ranking der Trefferliste verbessert werden sollten. Aufgrund der unterschiedlichen Datenbanksysteme und heterogener Daten ist dies jedoch schwierig. Die online verfügbaren Erschließungsdatenbanken bieten zudem nur die freigeschalteten Datensätze zu den bereits elektronisch erfassten Materialien.
Auf all diese Herausforderungen wollte das Herder-Institut reagieren.
Alles begann 2016 mit der Gründung der „Arbeitsgruppe Bestandsbeschreibung“. In ihr sind alle relevanten Arbeitsbereiche vertreten und arbeiten zusammen. Zunächst stellten wir uns folgende Fragen:
- Welche Arbeitsweisen kennzeichnen die unterschiedlichen Bereiche?
- Wie wird erfasst? Warum macht man es so und nicht anders?
- Welche Systeme und Datenmodelle werden genutzt?
Aus dieser Diskussion und aus Ergebnissen der Nutzerforschung entstand ein gemeinsam erarbeitetes Datenmodell für die Zentrale Bestandsbeschreibung, das den verschiedenen Anforderungen der Arbeitsbereiche gerecht werden sollte. Des Weiteren wurden auf Grundlage von Beispielbeständen gemeinsame Vokabulare (Personen, Orte, Sachbegriffe, Ereignistypen etc.) für die ZBB entwickelt.
Welches Datenmodell steht hinter der ZBB?
Der in der Bestandsbeschreibung verwendete Begriff „Bestand“ folgt der Klasse E78 „Curated Holding“ des CIDOC- Conceptual Reference Model (CIDOC-CRM). Einer von dem International Committee on Documentation (frz. Comité international pour la documentation – kurz CIDOC) erarbeiteten Ontologie für Begriffe und Informationen im Kulturerbebereich. Ontologien dienen der Datenstrukturierung und dem Datenaustausch, indem sie einen bestimmten Wissensbereich mit einer genau definierten Terminologie versehen und Beziehungen zwischen diesen Begriffen schaffen. Das Datenmodell wurde auf das im Kulturerbebereich verbreitete international verwendete Harvestingformat Lightweight Information Describing Objects (LIDO) gemappt. „Mappen“ bedeutet, dass Begriffe zweier Datenmodelle aufeinander Bezug nehmen, z.B. das Feld „Autor“ in Datenmodell 1 entspricht dem Feld „Urheber“ in Datenmodell 2. Hierdurch und durch die Verwendung von Normvokabular ist die Interoperabilität der Daten, d.h. deren Anschlussfähigkeit an andere Datenbestände gewährleistet.
Was bietet das Angebot?
Überblick über online verfügbare Bestandsinformationen sowie über derzeit nur vor Ort einsehbare Bestände
Die ZBB bietet neben dem erwähnten Überblick über die Gesamtheit der Materialien am HI auch einen detaillierteren Überblick über die Materialien der einzelnen Arbeitsbereiche (Forschungsbibliothek, Bildarchiv, Dokumentesammlung, Kartensammlung, Verlag). Hinzu kommt die Beschreibung einzelner Bestände in den jeweiligen Arbeitsbereichen. Besonders wichtig ist, dass nun auch Bestände, die medienspezifisch auf unterschiedliche Arbeitsbereiche des Hauses verteilt sind, beschrieben werden wie zum Beispiel das Litauen Archiv Reklaitis und die Sammlungen der ehemaligen Publikationsstelle Berlin-Dahlem. Gerade der Zusammenhang der verteilt liegenden Bestände war bisher für Außenstehende nur schwer zu erkennen.
In der ZBB macht es zudem keinen Unterschied, ob ein Bestand online bereits vollständig, nur in Teilen oder noch gar nicht recherchierbar ist. Die Zentrale Bestandsbeschreibung soll ein Ort sein, an dem explizit auch auf noch nicht digitalisierte Bestände aufmerksam gemacht werden kann.
Beschreibung von Forschungsdaten aus Projekten des Herder-Instituts
Die Dokumentation und Bereitstellung von Forschungsdaten wird auch in den Geisteswissenschaften immer wichtiger. Gemeint sind Daten, die im Zuge eines Forschungsprojekts erhoben oder neu generiert, jedoch nicht im Endprodukt des Projekts publiziert werden (z. B. Interview-Transkriptionen, Fotodokumentationen, Statistiken). Unser Ziel ist es, auch dieser Art von Beständen in der ZBB in Zukunft eine Beschreibungsplattform zu bieten. Im Prototyp wurden zwei solcher Beschreibungen vorgenommen. Bei der Beschreibung der Forschungsdaten des Projekts „Forschungsinfrastruktur Kunstdenkmäler in Ostmitteleuropa“ kann über einen Link direkt die im Projektverlauf entstandene Onlineressource eingesehen werden. Von der in der ZBB enthaltenen Beschreibung der Forschungsdaten des Projekts „Das ukrainische Polesien als Nuklearlandschaft, 1965-2015“ führt ein Link zum Repositorium, in dem die Daten zugänglich sind.
Beschreibung von Onlineressourcen
In der ZBB werden zudem digitale Materialsammlungen wie die Online-Lehrmodule „Dokumente und Materialien zur ostmitteuropäischen Geschichte“ beschreibend und strukturiert erfasst und damit zentral, gemeinsam mit den anderen Bestandsbeschreibungen auffindbar gemacht – desgleichen die Open-Access-Publikationen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Zweisprachigkeit Deutsch – Englisch
Ein wichtiger Punkt des neuen Rechercheinstruments ist seine durchgängige Zweisprachigkeit in Deutsch und Englisch. Sowohl Freitexte als auch die strukturierten Normdaten der Beschreibungen werden in beiden Sprachen angeboten. Während die online verfügbaren Bestandsdatenbanken (Bildkatalog, Findbuch etc.) des Herder-Instituts weiterhin einsprachig in Deutsch gehalten sind, und eine vollständige Übersetzung viel zu aufwendig wäre, ermöglicht die ZBB auch einem englischsprachigen Publikum den leichteren Zugang zur Recherche in unseren Beständen.
Welche Informationen bietet die ZBB im Einzelnen?
Zuvorderst findet sich eine Beschreibung des Bestands im Freitext und in strukturierter Form, basierend auf englisch- und deutschsprachigem Normvokabular wie z.B. dem Art and Architecture Thesaurus (AAT) des Getty Research Institute oder der durch die Deutsche Nationalbibliothek koordinierten Gemeinsamen Normdatei (GND). Die Beschreibung enthält Informationen über die Anzahl und Art der im Bestand vorkommenden Medientypen, in welchem Arbeitsbereich(en) sich die Materialen befinden, wie und wo diese online und analog recherchiert werden können mit Links zu den online verfügbaren Rechercheinstrumenten und Kontaktdaten sowie Öffnungszeiten des Arbeitsbereiches. Darüber hinaus gibt es Angaben zu den thematischen Inhalten, zum abgedeckten Zeitraum und zu behandelten Ländern, Regionen oder Orten sowie vorkommenden Sprachen.
Des Weiteren gibt es Hinweise und Links zu übergeordneten und untergeordneten, separat beschriebenen Teilbeständen. Diese erleichtern das Einordnen von Beständen in ihre historischen, aber auch derzeitigen Kontexte. Zusätzlich gibt es Hinweise und, wenn möglich, Links zu extern liegenden Beständen, die mit einem beschriebenen Bestand in Verbindung stehen.
Bestandsgeschichte in strukturierter Form und im Freitext
Ein besonderes Anliegen ist uns die Beschreibung der Bestandsgeschichte in strukturierter Form und im Freitext. Die Provenienz und Einordnung von Objekten in ihre Entstehungs- und Wirkungskontexte hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Gerade dieses Wissen, das häufig in den aufbewahrenden Einrichtungen vorhanden ist, kann bei einer Einzelobjekterschließung in einer Onlinedatenbank meist aus arbeitsökonomischen Gründen nicht dokumentiert werden. Die Rubrik Bestandsgeschichte soll diese Einordnung auf Bestandsebene vornehmen. Sie beantwortet, wenn möglich, folgende Fragen: Wer hat die Materialien hergestellt und wozu? Wer hat sie gesammelt und zu welchem Zweck? Wer besaß die Materialien, bevor sie ins Herder-Institut kamen, und welche Personen waren an der Geschichte des Bestands beteiligt? An welchen Orten war er und welche Veränderungen hat er möglicherweise erfahren?
Darüber hinaus verlinkt die Bestandsbeschreibung noch zu ergänzenden Kontextmaterialien (Publikationen, Projekten und Veranstaltungen wie Ausstellungen, Lesungen, Vorträgen, Tagungen etc.). Eine Bildergalerie mit „Highlights aus dem Bestand“ rundet das Angebot ab und soll einen ersten Eindruck geben. Falls die gezeigten Objekte bereits in einem unserer Onlinekataloge nachgewiesen sind, führt ein Klick direkt zum Katalogeintrag.
Ausblick
Derzeit handelt es sich bei der ZBB noch um einen Prototyp in der Beta-Version. Die Testversion des Frontends wird in den nächsten Monaten auf Nutzungsfreundlichkeit und Kinderkrankheiten hin geprüft und weiterentwickelt. Für die Gestaltung des Frontends arbeitete das Herder-Institut mit der Berliner Outermedia GmbH zusammen. Zudem steht die Übertragung des Prototypen in das Datenbanksystem digiCULT.web der digiCULT Verbund eG an, in dem zukünftig die Datenerfassung erfolgen soll.
Wir freuen uns über Rückmeldungen und Hinweise und greifen diese gern für die weitere Entwicklung auf.
